Utilisateurs ponctuels ou avertis, nous avons tous utilisé un traitement de texte. J’ai nommé Word, LibreOffice ou même OpenOffice ! Ainsi, nous avons tous parfois eu des difficultés quant à son utilisation. Dans cet article, nous allons voir ou revoir les différentes bases à connaître pour utiliser nos traitements de texte le plus simplement possible.
Les bases de Word
Sachez que nous n’utilisons pas « le quart du tiers » du logiciel que nous avons entre les mains. Celui-ci est rempli de diverses fonctionnalités qui viennent s’ajouter à sa fonction principale et essentielle : celle d’écrire un texte.
Le premier conseil de base à donner : écrire son document en “texte brut” ! Mais qu’est-ce que cela signifie ? Très facilement, lorsque nous ouvrons un document Word, la page est prête à l’emploi avec une police et une taille de caractère définies, « Colibri » pour Word et « Libération Serif » pour LibreOffice Writer (cf. Les deux premières lignes ci-contre). L’objectif ici est de taper son texte sans se soucier de la mise en forme (gras, italique, couleurs, tabulations, etc.). Le but est d’éviter les retours à la ligne avec une mise en forme donnée (cf. Image ci-contre, lignes bleues). Ainsi, vous l’avez sans doute vu sans même le remarquer, mais Word mémorise indéfiniment la mise en forme lors d’un retour à la ligne (touche « Entrée » du clavier).
Par conséquent, s’occuper de la mise en forme après avoir écrit son texte à plusieurs avantages :
- Écrire son document plus rapidement.
- Éviter de choisir une mise en forme, puis la supprimer à chaque ligne… Cela peut durer une journée entière selon le document à fournir.
- Avoir un document “propre”, qui ne se modifie pas lors d’une réouverture ou une impression… Oui, oui, ça peut arriver !
Ne vous inquiétez pas si vous insérez une mise en forme de temps en temps, ce n’est pas non plus interdit !
Les caractères non imprimables
Depuis que je travaille à mon compte, j’ai eu tous les cas de figure possibles et inimaginables sur cette fonction. C’est soit l’utilisateur n’utilise pas, soit il n’aime pas du tout, soit c’est une fonction essentielle et très aimée.
Un caractère non imprimable, comme son nom l’indique, est un caractère qui peut apparaitre à l’écran, mais qui ne sera jamais imprimé. Les caractères non imprimables donnent des informations sur la mise en forme du texte. Pour les faire apparaître à l’écran, il faut cliquer sur cette icône dans la barre d’outils de Word/LibreOffice :
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L’objectif est de corriger un traitement de texte déjà écrit et qui serait « mal construit », par exemple :
- Trop d’espaces ････････
- Trop de tabulations → → →
- Visionnage des sauts de lignes ↵
L’enregistrement du document
Que ce soit Word ou LibreOffice, l’enregistrement de son document est un passage obligatoire afin de sauvegarder son traitement de texte. Pour être enregistré, le fichier doit être nommé par l’utilisateur, puis le logiciel lui rajoute une extension. La plus connue est “.doc” ! Voici donc mes conseils pour enregistrer votre document.
Pour LibreOffice Writer : le logiciel vous proposera une extension maison, l’extension “.odt”. Attention : celle-ci n’est pas compatible avec les logiciels Word anciens. L’extension « .odt » est prise en charge par Word à partir de la version 2007. Ainsi, si vous envoyez votre document à un ami, proche ou collègue de bureau qui ne dispose pas de LibreOffice, il pourra certainement l’ouvrir, mais avec des problèmes de mise en forme… Dans l’immédiat, le mieux est de choisir « Microsoft Word 97-2003 (.doc) » dans le menu déroulant « Type de fichier » de la fenêtre « Enregistrer sous ». Cette extension aura l’avantage d’être compatible avec tous les logiciels de traitement de texte. Nous verrons également une solution alternative à ce problème plus bas.
Pour Microsoft Word : les versions récentes vous proposeront l’extension “.docx”. Si elle est très bien gérée par Word, c’est plus difficile avec LibreOffice (problème de compatibilité, erreurs de positionnement de certains textes ou images). Attention donc à ceux qui n’ont que LibreOffice ! Les versions anciennes de Word, quant à elles, proposent d’office l’extension “.doc”.
Pour moi, l’extension la plus optimisée pour l’enregistrement de votre fichier est “.doc”. En effet, puisqu’elle est plus ancienne, elle est bien gérée par les deux logiciels.
Exporter au format PDF
Disponible aussi bien dans LibreOffice que dans Word, cette solution alternative réduit à néant les problèmes de compatibilité. Le fait de convertir son document en PDF fixe également la mise en forme de son contenu et rend sa modification plus délicate (bien que celle-ci soit encore possible !).
Il faut cependant vous assurer que votre document soit bien terminé ! Non pas parce que vous ne pouvez plus le modifier, mais pour vous éviter de répéter la manipulation de multiples fois s’il y a encore des corrections à effectuer…
Vous pouvez ainsi envoyer votre document par mail sans vous demander si votre destinataire va pouvoir l’ouvrir ou non, plutôt pas mal non ?
Conclusion
Avec ces astuces, vous serez à même d’utiliser de façon basique votre logiciel de traitement de texte.
